Etude de cas

Virginie est assistante de direction dans une PME de 300 salariés qui commercialise du matériel d’électrochirurgie utilisé dans les blocs opératoires.

LE CONTEXTE

Une nouvelle réglementation RH est à l’étude, et le DG souhaite profiter du séminaire commercial annuel pour aborder le sujet – ô combien sensible – devant l’ensemble du personnel. Virginie est chargée d’organiser cette rencontre dans des conditions optimales, mais elle appréhende d’exercer cette responsabilité en raison de sa complexité :

  • situation d'urgence
  • collaboration imposée à des collègues
  • climat sensible

Aussi, sur les recommandations d’une amie, elle fait appel aux Jolies Folies pour l’aider à faire face à cette tâche supplémentaire dans son agenda déjà bien rempli.

Les étapes clés de notre accompagnement

Contexte et identification du besoin

Lors d’une réunion sur Skype, Virginie apporte des explications à nos questions :

  • le timing est serré : 2 assistantes sont chargées d’organiser la logistique du séminaire commercial, qui a lieu dans 3 semaines, sous son format standard de 2 jours ; Virginie doit donc collaborer avec elles pour insérer une 1⁄2 journée supplémentaire afin de convier le personnel « hors force de vente ».
  • le climat est tendu : une nouvelle réglementation va contraindre l’entreprise à renforcer le temps de suivi administratif lié à la vente de matériel médical électrique ; ce temps renforcé au détriment de l’activité commerciale risque d’affecter le salaire des représentants au travers de leurs primes sur objectif. La dernière réunion entre la DRH et les représentants du personnel n’a pas abouti à un accord sur la négociation des salaires, et les délégués syndicaux veulent intervenir lors du séminaire.
  • Pour toutes ces raisons, elle souhaite nous confier les rênes de cette journée exceptionnelle. 

Nos Solutions

Virginie a besoin d’être rassurée pour garantir auprès de sa direction la réussite totale de la mission qui lui est confiée.
En effet, l’organisation d’un évènement avec des enjeux essentiels ne s’improvise pas, et nous décidons de proposer à Virginie notre formule « clé en main », le forfait « Madame Loyale » qui recouvre la prise en charge de l’animation de l’évènement.

Quelques jours plus tard, Virginie nous appelle car elle a obtenu le feu vert pour notre proposition. Et donc place à l‘action ! (Virginie pourra souffler)

En amont

  • rétroplanning détaillé (pour cerner les actions de chacun)
  • réunion de travail avec un membre du Comité de direction (pour définir le cadre de la réunion)
  • rencontre avec les représentants du personnel (pour recueillir leur point de vue)
  • coordination avec les 2 assistantes sur notre déplacement et sur le matériel nécessaire aux interventions
  • par e-mail, envoi du programme validé par la direction à tous les acteurs

Le jour J (arrivée des salariés dans la matinée, réunion à 14H)

  • À 10H : rencontre avec le staff de direction pour une dernière mise au point
  • puis vérification de la disponibilité et de la fonctionnalité du matériel en salle (tribune, écrans)
  • À 14H : top départ. Présentation de Les Jolies Folies et de l’objectif de la réunion.
  • Animation des débats selon le déroulé convenu (Direction, DRH, délégués du personnel) en veillant au respect du temps de parole et en relayant les interventions des salariés en salle.
  • 18H : clôture de la séance et rappel de la date de la prochaine réunion entre direction et représentants du personnel

Et après…

  • envoi d’une synthèse des interventions (réalisée conjointement par un représentant du personnel et par une assistante commerciale) à tous les participants
  • derniers échanges avec Virginie (bilan et conseils)

En conclusion​

Virginie est soulagée et ravie de la qualité de notre intervention. Elle nous a fait confiance, elle a compris l’intérêt de faire appel à un prestataire extérieur pour apporter un cadre objectif et apaiser les tensions.

ALORS, SI COMME SAMIA, VOUS SOUHAITEZ ÊTRE ACCOMPAGNÉ DANS L’ORGANISATION D’UN SALON POUR UN JOLI SUCCÈS ​Prenez rendez-vous

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