Etude de cas

Violaine est responsable marketing d’une entreprise d’une centaine de salariés basée dans les Yvelines, qui commercialise du matériel de cuisine auprès de restaurants.

LE CONTEXTE

L’entreprise est jeune, encore fragile financièrement en raison des investissements de départ. Mais les collaborateurs sont tous fortement impliqués et l’objectif de chiffre d’affaires annuel a finalement été atteint grâce à cet effort commun.

Aussi, la Direction souhaite récompenser cette réussite collective par un événement réunissant le personnel au complet lors d’un week-end de printemps. Elle en confie la responsabilité à Violaine.

À la recherche d’un prestataire capable d’assurer l’organisation d’un événement d’entreprise, Violaine nous appelle. Elle a repéré Les Jolies Folies sur Facebook, car une de ses amies a liké notre dernière publication.

Les étapes clés de notre accompagnement

Contexte et identification du besoin

Lors de notre rencontre, Violaine nous fait part de sa réticence à piloter l’intégralité de ce projet, car elle a déjà en charge deux gros dossiers : la réactualisation du catalogue produits et la refonte du site internet de l’entreprise.

Elle nous livre sa vision du déroulé de l’événement :

  • une proposition de destination accessible facilement depuis Paris ;
  • lors d’un week-end de printemps pour avoir des activités de préférence en extérieur ;   
  • une thématique orientée détente – plaisir – loisirs, et surtout pas challenge ;
  • respectant le budget annoncé.

Afin de cerner ses besoins et répondre au mieux à ses attentes, nous poussons la réflexion en questionnant Violaine sur sa région de prédilection, le cadre, les dates et la durée, le nombre de participants, l’intégration ou pas du staff de direction, les activités à privilégier…

Nos Solutions

Pour les Jolies Folies, il est toujours essentiel de comprendre l’objectif de l’événement et l’état d’esprit souhaité par notre client, afin de choisir pour lui le cadre idéal et les activités adaptées à son projet.

Nous avons compris que pour cette sollicitation, l’objectif n’était pas de ressouder une équipe, mais plutôt de faire passer à tous juste un bon moment après des efforts soutenus, et de consolider les liens d’une équipe déjà harmonieuse à la base. Le réconfort après l’effort, en somme. Aussi, nous suggérons spontanément la Normandie, car elle offre une proximité de l’Ouest de Paris ainsi que de nombreuses activités touristiques. Violaine semble séduite par cette destination. Nous lui garantissons de sélectionner une résidence hôtelière offrant un cadre agréable et des prestations de qualité, outdoor mais aussi indoor, pour se préserver des aléas climatiques.

Notre proposition est axée autour de 2 types de forfait :

En amont

Dans les jours suivants, nous remettons notre proposition à Violaine. Elle détaille les prestations et nous préconisons dans le forfait complet une touche personnelle à apporter par la Direction : geste symbolique ou cadeau personnalisé, afin de marquer ce week-end dans les esprits.

Puis, selon nos accords, nous communiquons avec elle par téléphone et par mail pour affiner le projet et nous ajuster sur leurs derniers souhaits ; enfin, la Direction donne son aval sur le cahier des charges final en optant pour le forfait complet. 

Nous passons alors à l’action pour toutes les réservations liées à l’hôtel et au programme retenu.

Le jour J (ou plutôt le week-end W…)

  • Les 1ers participants arrivés dès 11H s’enregistrent à l’hôtel et profitent des lieux.
  • 12H30 : tout le monde est là, un apéritif de bienvenue est servi.
  • 15H : le programme qui suit le déjeuner est totalement libre et répond avant tout à une vocation de détente ; au choix : parcours de golf, balade à cheval, initiation au tir à l’arc, petite randonnée, et au sein de l’établissement : piscine, sauna, hammam, yoga, qi jong, méditation, salle de sport, démonstration de poterie par un artiste local …
  • 20H : un buffet de spécialités régionales régale les papilles.
  • Le lendemain matin, une excursion est organisée à Caen avec visite d’un monument historique et découverte du marché du terroir.

À l’issue du dernier repas, une réunion au sein d’une salle disposée en amphithéâtre permet à la Direction de faire un rappel sur la situation économique de l’entreprise, de renouveler ses félicitations aux salariés pour leur implication et la performance collective réalisée, et de les encourager à poursuivre dans cette voie. En guise de clôture, un coffret gastronomique accompagné d’un message de remerciement est remis à chacun avant le retour vers la capitale.

Les Jolies Folies ont été présentes tout au long de l’événement pour veiller à la coordination des activités et au bien-être des participants.

Et après…

Nous dressons un bilan détaillé avec Violaine. Le déroulé du séjour a été fluide, sans un seul incident.

  • Les collaborateurs ont bien aimé le contexte ludique et de détente. Ils ont profité des activités et apprécié l’attention qui leur était portée au travers de ce séjour concocté pour eux. Beaucoup ont appris à mieux se connaître.
  • Les membres de la Direction ont pu profiter de ce moment pour se reposer et renforcer les liens avec leurs collaborateurs de manière informelle.

Quant à Violaine, elle n’a pas été en reste … et on lui demande d’ailleurs très souvent quand aura lieu le prochain week-end au vert !

En conclusion​

Les événements d’entreprise sont un moyen efficace pour récompenser les collaborateurs, les fidéliser et renforcer le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Comme Violaine, si vous avez des projets d’organisation d’un incentive, reposez-vous sur les Jolies Folies pour apporter un cadre à la fois convivial et sécurisant, où tout est pensé pour vous dans les moindres détails…

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